PDF/A: Das Archivformat für rechtssichere Aufbewahrung

Warum ein normales PDF zum Archivieren nicht reicht

Ein gewöhnliches PDF kann auf externe Schriften verweisen, verschlüsselt sein, JavaScript enthalten oder auf Inhalte im Internet verlinken. In zehn oder zwanzig Jahren ist nicht garantiert, dass diese externen Abhängigkeiten noch existieren. Eine fehlende Schrift macht den Text unleserlich, ein nicht mehr erreichbarer Link wertlos. Für die langfristige, rechtssichere Aufbewahrung wurde deshalb eine spezielle Variante geschaffen: PDF/A.

PDF/A ist als internationaler Standard ISO 19005 normiert. Das "A" steht für Archiv. Die Grundidee: Ein PDF/A muss alles, was zur Darstellung nötig ist, in sich selbst enthalten, sodass es Jahrzehnte später ohne Zusatzinformationen identisch wiedergegeben werden kann.

Die Regeln von PDF/A

PDF/A unterscheidet sich vom normalen PDF durch eine Reihe von Pflichten und Verboten:

Diese strengen Vorgaben sorgen dafür, dass das Dokument vollständig in sich geschlossen und damit zukunftssicher ist. Warum gerade das Einbetten der Schriften so wichtig ist, erklärt der Ratgeber Schriftarten im PDF.

Die Konformitätsstufen

PDF/A gibt es in mehreren Generationen, die jeweils auf einer anderen PDF-Version aufsetzen:

• PDF/A-1 (2005): Die strengste und erste Variante, basiert auf PDF 1.4. Unterteilt in -1a (vollständig getaggt, barrierefrei) und -1b (visuell originalgetreu).
• PDF/A-2 (2011): Erlaubt zusätzlich JPEG2000-Komprimierung, Transparenz und das Einbetten anderer PDF/A-Dateien.
• PDF/A-3 (2012): Wie -2, erlaubt aber zusätzlich das Einbetten beliebiger Dateien, etwa der originalen XML- oder Excel-Datei. Genau das nutzt das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen.

Die Buchstaben a und b kennzeichnen die Konformitätsebene: a (accessible) verlangt eine vollständige logische Strukturierung des Dokuments für Barrierefreiheit, b (basic) garantiert nur die originalgetreue optische Wiedergabe. Für die reine Archivierung reicht meist die b-Stufe.

Wo PDF/A vorgeschrieben ist

In Deutschland und der EU ist PDF/A in mehreren Bereichen faktisch oder rechtlich Pflicht:

• Behördenkommunikation: Viele Verwaltungen verlangen Einreichungen als PDF/A.
• Gerichte: Im elektronischen Rechtsverkehr (beA, beN) ist PDF/A vorgeschrieben.
• Steuerunterlagen: Die GoBD verlangen revisionssichere, unveränderbare Aufbewahrung, für die sich PDF/A eignet.
• Elektronische Rechnungen: Das ZUGFeRD-Format basiert auf PDF/A-3.

So erzeugt man PDF/A aus Word

Microsoft Word kann PDF/A direkt ausgeben. Beim Speichern als PDF öffnet man "Optionen" und setzt das Häkchen bei "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)". Word bettet dann automatisch alle Schriften ein und entfernt verbotene Elemente. LibreOffice bietet im PDF-Export-Dialog im Reiter "Allgemein" eine entsprechende Auswahl für PDF/A-1, -2 oder -3.

Browser-basierte Konverter, die über jsPDF arbeiten, erzeugen in der Regel ein Standard-PDF, kein streng zertifiziertes PDF/A, weil die vollständige Konformitätsprüfung aufwendig ist. Wer nachweislich PDF/A braucht, etwa für eine Gerichtseinreichung, sollte den Word- oder LibreOffice-Export nutzen und das Ergebnis mit einem Validator wie veraPDF prüfen.

PDF/A validieren

Ob eine Datei wirklich konform ist, prüft ein Validator. Das Open-Source-Werkzeug veraPDF ist der offizielle Referenz-Validator der PDF Association und meldet jede Abweichung. Für gelegentliche Prüfungen reicht oft schon Adobe Acrobat, das in den Voreinstellungen eine PDF/A-Prüfung anbietet.

Warum eingebettete Schriften so zentral sind

Die wichtigste Einzelregel von PDF/A ist die Pflicht zum Font-Embedding. Der Grund liegt in der Natur der Langzeitarchivierung. Ein Dokument, das in 30 Jahren geöffnet wird, kann sich nicht darauf verlassen, dass die damals verwendete Schrift dann noch auf irgendeinem System installiert ist. Ist die Schrift nicht im PDF selbst enthalten, ersetzt der Betrachter sie durch eine Ersatzschrift, das Layout verrutscht und im schlimmsten Fall fehlen Zeichen. Durch das verpflichtende Einbetten trägt ein PDF/A seine komplette Darstellungsinformation in sich, mehr zum technischen Hintergrund im Ratgeber Schriftarten im PDF.

Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Der Bedarf an verlässlicher Archivierung ergibt sich oft direkt aus gesetzlichen Fristen. Ein Überblick über typische Vorgaben:

Über solche Zeiträume hinweg muss ein Dokument unverändert und lesbar bleiben. Genau dafür ist PDF/A geschaffen. Die GoBD verlangen zudem, dass die Unveränderbarkeit technisch sichergestellt ist, was PDF/A in Verbindung mit einem revisionssicheren Speichersystem unterstützt.

PDF/A erkennen und unterscheiden vom normalen PDF

Von außen sieht ein PDF/A aus wie jedes andere PDF, die Endung ist identisch. Ob eine Datei konform ist, erkennt man erst beim Öffnen: Viele Betrachter zeigen oben einen blauen Hinweisbalken "Diese Datei entspricht dem PDF/A-Standard, sie wird im PDF/A-Modus geöffnet". In diesem Modus deaktiviert der Betrachter Funktionen, die der Norm widersprechen, etwa das Nachladen externer Inhalte. Fehlt dieser Hinweis, ist die Datei kein PDF/A, auch wenn sie inhaltlich passt. Sicherheit gibt nur eine Validierung.

Typische Stolpersteine bei der PDF/A-Erstellung

• Nicht eingebettete Schriften: Der häufigste Grund, warum eine Datei die PDF/A-Prüfung nicht besteht. Beim Export das Einbetten erzwingen.
• Transparenz in PDF/A-1: Die strengste Stufe verbietet Transparenzeffekte, etwa halbdurchsichtige Logos. Hier auf PDF/A-2 ausweichen oder die Effekte entfernen.
• Verschlüsselung: Ein kennwortgeschütztes PDF kann nie PDF/A sein, der Schutz muss raus.
• Externe Verweise: Hyperlinks ins Internet sind problematisch, weil das Ziel verschwinden kann.

ZUGFeRD: PDF/A-3 in der Praxis

Ein prominentes Anwendungsbeispiel für PDF/A-3 ist das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD, das im B2B- und Behördenverkehr zunehmend Pflicht wird. Dabei wird in ein für Menschen lesbares PDF/A-3 eine maschinenlesbare XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet. Der Empfänger sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten direkt aus. Möglich ist das nur, weil PDF/A-3 das Einbetten beliebiger Begleitdateien erlaubt, was die strengeren Stufen -1 und -2 verbieten.

Zum Mitnehmen

PDF/A ist die ISO-genormte Archivvariante des PDF. Sie verlangt eingebettete Schriften, verbietet aktive und externe Inhalte und garantiert so, dass ein Dokument auch in Jahrzehnten unverändert lesbar bleibt. Für Behörden, Gerichte und steuerrelevante Unterlagen mit Fristen bis zu zehn Jahren ist es Pflicht. Erzeugt wird es am sichersten über den PDF-Export von Word oder LibreOffice mit aktivierter PDF/A-Option und anschließender Validierung mit veraPDF.

Quellen: ISO 19005-1 bis -3; PDF Association, veraPDF-Dokumentation; GoBD-Schreiben des Bundesfinanzministeriums.